Una gestión del tiempo eficiente se basa en la orientación de las tareas a la consecución de los objetivos. Por lo tanto, el establecimiento de prioridades es primordial a la hora de gestionar el tiempo.
Priorizando, es decir, estableciendo un orden en las tareas diarias, se puede evitar la tiranía de lo urgente y ayuda a centrarse en lo importante.
Para poder establecer una clara prioridad de las actividades planificadas, se deben de clasificar estas como muestra la siguiente matriz:
- Tareas urgentes y no importantes:son tareas que han de ser realizadas ya, pero que no son importantes puesto que su realización no aporta valor en el cumplimiento de los objetivos.
- Tareas urgentes e importantes:se trata de tareas prioritarias en cuanto a que están contempladas dentro de los objetivos, pero que por falta de planificación o imprevistos de última hora, son urgentes y no se pueden demorar más. Se ha de evitar que las tareas entren en este cuadrante mediante la planificación.
- Tareas no urgentes y no importantes:son tareas que ni son importantes para el cumplimento de los objetivos, ni son apremiantes. Me olvido de estas tareas o las uso de relleno en tiempos muertos.
- Tareas no urgentes e importantes:son tareas contempladas como parte de los objetivos, las cuales se han sabido o podido planificar correctamente, con lo cual se pueden realizar con perspectiva.
Según esta matriz, haré las tareas en el siguiente orden:
- Cuadrante II (Urgente e Importante)
- Cuadrante IV (No Urgente e Importante)
- Cuadrante I (Urgente y no Importante)
- Cuadrante III (No urgente y no importante).
Sin embargo, debemos tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Si el gestor se centra en trabajar siempre en actividades importantes pero con carácter urgente, se deja atrapar por el día a día, con lo cual pierde la perspectiva, no le da tiempo de planificar, prever, pensar..y acaba apagando fuegos, con el consecuente cansancio y estrés.
Si se acostumbra a trabajar en el cuadrante I, acaba comportándose igual que con el cuadrante II, en cuanto al carácter de urgencia, pero peor aún, pues se está centrando en tareas que no le ayudan a conseguir sus objetivos, con lo cual pierde el control, centrándose solo en el corto plazo.
Si trabaja en el cuadrante III, nunca podrá llegar a realizar tareas de responsabilidad, ni tareas que le permitan cumplir objetivos y progresar y aportar en su trabajo.
Por lo tanto, debe de procurar trabajar siempre en el cuadrante IV: puesto que trabajará con visión, de manera equilibrada, con tiempo para planificar, controlar, pensar y de centrarse en el cumplimiento de sus objetivos y en crecer con la empresa
Herramientas para mejorar la gestión del tiempo.
La planificación.
Sin objetivos no se puede saber qué hacer y sin planificación no se sabe cuándo hacerlo. Una vez que se tienen claros los objetivos y se han priorizado las tareas a realizar en base al modelo de la Matriz de Administración del tiempo, se debe de adecuar las actividades a los objetivos, es decir, se debe de planificar la realización de estas tareas.
Planificar permite:
- Disminuir las incertidumbresque presenta el futuro
- Establece previsionespara alcanzar los objetivos deseados
- Anticiparsea los problemas
Con la planificación se define qué se quiere hacer. El cuándo y los recursos necesarios forman parte de la programación:
La programación.
La programación consiste en la elaboración de un Plan de acción, en el cual se han de listar las distintas actividades a realizar, organizadas por proyectos y con fecha de cumplimiento. Una vez listadas todas las actividades a realizar, se han de priorizar las mismas en base al cumplimiento de los objetivos, según su grado de importancia y urgencia.
La programación sirve para:
- Evitar urgencias y crisis
- Abarcar sólo las tareas posibles
- Trabajar sobre lo significativo
- Descartar la indecisión y los aplazamientos
- Rechazar el estrés y la agitación
- Mantener el control de las acciones y del entorno
Rafael Ruiz Calatrava
